Приходно-кассовый ордер – финансовый документ для подготовки, проверки и аудита отчетности предприятий. Оформляется каждый раз, когда в кассу организации поступают наличные деньги.
Перечень нормативных кассовых документов, обязательных в Казахстане по законодательству
Операции с наличными средствами в Республике Казахстан должны быть зафиксированы в кассовых документах. В Приказе Министра финансов № 562 от 20 декабря 2012 года приведен перечень обязательных документов, которые ведутся по единому формату:
- КО-1. Официальный незаполненный макет документа приходно-кассового ордера.
- КО-2. Типовой бланк расходного кассового ордера.
- КО-3. Журнал для внесения ПКО и РКО.
- КО-4. Полиграфический шаблон кассовой книги.
- КО-4. Электронная форма книги учета выдачи и приема денег по кассе.
- Д-1. Бланк доверенности на получение активов от поставщика.
- Д-2. Журнал для внесения информации о выданных доверенностях.
ПКО: для чего используется?
ПКО применяется для таких финансовых операций:
- оприходование выручки;
- поступление определенной суммы от предприятия;
- возврат неиспользованных средств, выданных под отчет;
- перевод финансов в уставной капитал от учредителей;
- погашение выплат, выданных ранее дебиторам.
ПКО оформляется в одном экземпляре. В бланк вносятся все средства, которые поступают от контрагентов, штатных сотрудников и клиентов. Даже минимальные суммы должны быть проведены по приходному ордеру.
Принципы работы с ПКО – нормативная база и правила
Требования к ведению кассовой документации в РК и нормы приема наличных денег указаны в приказе № 241 МФ РК от 31.03.2015, параграф 3,4 – «Об утверждении правил ведения бухгалтерского учета». Основные правила работы с ПКО согласно приказу:
Квитанция и печать. Документ разделен на 2 части: ПКО с информацией о транзакции и квитанция. На бланке должно быть 2 подписи – кассира и главного бухгалтера. Затем документ заверяется печатью в соответствии с следующими нормами:
- штамп ставится по Форме КО-1 в нижнем правом углу документа на линии отреза;
- на оттиске должны быть хорошо видны название и тип организации;
- печать подтверждает связь ордера и квитанции для дальнейшей финансовой отчетности.
Правила к приему ордера. Кассир принимает ПКО после проверки правильности оформления и наличия всех указанных приложений. В документе должны быть: подпись главного бухгалтера, подпись ИП, руководителя предприятия или его заместителя. Если все требования соблюдены, кассир принимает деньги в кассу, если нет – возвращает бланки в бухгалтерию на доработку.
Применение онлайн-касс. В соответствии с статьей 166 Налогового кодекса РК, все операции с наличными деньгами должны проводится через ККТ. Это значит, что клиенту необходимо выдавать чек вместе с квитанцией. Исключение делается только для ИП, которые:
- работают на патенте;
- относятся к малому бизнесу и ведут торговлю на рынках;
- зарегистрированы в качестве крестьянских и фермерских хозяйств.
К этой же группе относятся физлица, не обязанные оформляться в виде ИП, кроме частных судебных исполнителей и нотариусов. Этой категории предпринимателей выдается только квитанция, без чека.
Оформление кассовой книги и отчета. Полученные средства вносятся в кассовую книгу. Кассир после закрытия смены готовит отчет для бухгалтерии, куда включает все приходные ордеры и оформляет итоговую запись в кассовой книге.
Как правильно оформлять ПКО?
Приходно-кассовые операции проводятся через форму КО-1. Бланки есть в доступе в программе АйнурПос. Графы документа можно заполнить на чистом бумажном бланке вручную, предварительно распечатав его с сайта. Более удобный вариант – внести данные в электронном виде и затем распечатать. Документ поделен пунктиром на 2 части – ПКО и квитанция. Сведения в ордере заполняются в следующей последовательности:
Информация о компании
В соответствующие строки заносятся данные для ПКО:
- название и тип организации – ИП, ООО, ЗАО, ОАО
- структурное подразделение предприятия, если деньги вносит сотрудник;
- номер бланка и дата заполнения.
Сведения о денежных средствах
В документе указывается развернутая информация о транзакции:
- Сумма внесенных денег в цифрах.
- «Дебет» – номер счета, на который приходят деньги.
- «Кредит» – счет, с которого переводятся средства.
- Код финансовой операции.
- ФИО человека, от которого пришли средства.
- Основание для перечисления денег на счет – возврат товаров поставщикам, оплата по договору, или возврат подотчетных денег, выданных сотрудникам для решения задач.
- Сумма приходуемых денег прописью.
Квитанция с правой стороны бланка заполняется в той же последовательности: название организации, номер, дата, ФИО, причина перевода денег, сумма.
Образец ПКО – ссылка на бесплатное скачивание
Ниже представлен образец ПКО с заполненной информацией о возврате средств. Документ полностью отвечает нормативной базе Республики Казахстан.
Картинка
Кнопка
AinurPOS – программа для эффективного складского учета
ПКО обязателен к оформлению в том числе и для предприятий, ведущих автоматизированную отчетность. Используйте программу для быстрой работы с электронными формами ПКО. Все, что нужно сделать – заполнить строки с суммой и основанием операции. Остальная информация будет внесена автоматически. Сервис хранит все ПКО за весь срок работы предприятия. В любой момент список с ордерами можно скачать для отчетности. В нем хорошо прослеживаются все денежные операции по датам, номерам, контрагентам и суммам.