Электронные счета-фактуры (ЭСФ) в Казахстане

В условиях цифровой трансформации и ужесточения налогового контроля в Казахстане всё больше предприятий и предпринимателей переходят на электронный документооборот. Одним из важнейших элементов этого процесса стал электронный счет-фактура (ЭСФ) — электронный документ, который официально подтверждает факт совершения сделки и начисления НДС.

Если вы ведёте бизнес в Казахстане, то понимание того, что такое ЭСФ, как их оформлять и использовать, а также как интегрировать этот процесс с программами учёта — ключ к успешной и законной работе. В этой статье — всё, что нужно знать об электронных счетах-фактурах.

Что такое электронный счет-фактура?

ЭСФ — это юридически значимый электронный документ, который заменяет бумажный счет-фактуру и подтверждает факт отгрузки товаров или оказания услуг, а также начисления и уплаты налога на добавленную стоимость (НДС).

В отличие от традиционного бумажного варианта, ЭСФ формируется и хранится в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) и передаётся через государственную информационную систему или специализированные сервисы.

Зачем нужен электронный счет-фактура?

• Соблюдение законодательства
  С 2020 года в Казахстане все юридические лица и ИП, работающие с НДС, обязаны оформлять и передавать счета-фактуры в электронном формате.
• Прозрачность сделок
  ЭСФ обеспечивает налоговый контроль, исключая возможность подделки или двойного использования счетов.
• Ускорение документооборота
  Электронный документооборот позволяет быстрее обмениваться документами, уменьшает расходы на печать и хранение.
• Удобство для бизнеса
  ЭСФ легко интегрируются с программами бухгалтерского учёта и кассовыми системами, что упрощает процесс заполнения и отправки документов.

Как оформить электронный счет-фактуру?

1. Подготовка данных
   Для оформления ЭСФ нужны сведения о продавце и покупателе, описание товара или услуги, сумма, ставка и сумма НДС.
2. Формирование документа
   ЭСФ формируется в электронном формате (XML, JSON или через специализированный интерфейс) с обязательным указанием всех реквизитов.
3. Подпись ЭЦП
   Документ подписывается электронной цифровой подписью для подтверждения подлинности.
4. Отправка в государственную систему
   ЭСФ передаётся через платформу, утверждённую Министерством финансов, или через интегрированное ПО (например, AinurPOS).
5. Получение подтверждения
   Покупатель и налоговая служба получают уведомление о корректности и принятии ЭСФ.

Кто обязан использовать ЭСФ?

• Юридические лица и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками НДС.
• Компании, участвующие в цепочках поставок, где требуется подтверждение налоговых вычетов.
• Предприятия, работающие по госконтрактам и с крупными клиентами, предъявляющими требования к документообороту.

Взаимодействие ЭСФ с другими системами

ЭСФ тесно связаны с другими элементами цифровой торговли и учёта:

• Онлайн-ККМ и ОФД
  При продаже товаров с использованием онлайн-кассы счет-фактура формируется автоматически и передаётся в электронном виде.
• ИС МПТ (маркировка товаров)
  При продаже маркированных товаров в ЭСФ включаются данные о кодах маркировки, что обеспечивает прозрачность цепочки поставок.
• Программы учёта и ERP-системы
  Автоматизация формирования ЭСФ позволяет избежать ошибок и ускорить документооборот.

Преимущества использования электронных счетов-фактур

• Минимизация ошибок
  Автоматизация снижает человеческий фактор и риск неточностей.
• Снижение затрат
  Отпадает необходимость в бумаге, почтовых расходах и хранении.
• Ускорение процессов
  Документы обрабатываются быстрее, сокращается время согласования и оплаты.
• Прозрачность и контроль
  Налоговая служба получает своевременную информацию для контроля правильности начисления и уплаты НДС.

Как программа AinurPOS помогает с ЭСФ?

AinurPOS — современное облачное решение для автоматизации торговли и бухгалтерии, полностью поддерживающее работу с электронными счетами-фактурами.

• Автоматическая генерация и отправка ЭСФ при совершении продажи;
• Интеграция с налоговыми порталами и платформами для подписания ЭЦП;
• Поддержка заполнения всех обязательных реквизитов и корректное формирование документа;
• Хранение и архивирование ЭСФ в удобном интерфейсе;
• Контроль статусов и уведомления о приёме документов покупателями и налоговой.

Переход на электронные счета-фактуры — это не только требование закона, но и мощный инструмент повышения эффективности бизнеса. Использование ЭСФ позволяет оптимизировать бухгалтерский учёт, снизить риски и обеспечить прозрачность перед контролирующими органами.

Если вы ещё не внедрили электронные счета-фактуры в своём бизнесе или ищете надёжное решение для автоматизации — AinurPOS готов помочь сделать этот переход максимально простым и удобным.