Оформление сотрудников в Казахстане

Когда бизнес начинает развиваться и объёмы работ растут, возникает необходимость нанять сотрудников. В Казахстане оформление работников регулируется Трудовым кодексом РК и рядом нормативных актов, и от правильности оформления зависит не только законность деятельности, но и финансовая безопасность предпринимателя. Ошибка на этом этапе может привести к штрафам от инспекции труда и налоговых органов. Разберём, как правильно оформить сотрудников в Казахстане – от заключения трудового договора до регистрации в государственных органах.

1. Определитесь с формой найма: трудовой или гражданско-правовой договор

Прежде всего, нужно понять, в каком формате вы будете сотрудничать с человеком:

• Трудовой договор – если сотрудник работает по графику, подчиняется правилам компании, получает фиксированную зарплату, имеет отпуск и соцгарантии.
• Гражданско-правовой договор (ГПХ) – если человек выполняет разовые услуги или работы (например, ремонт оборудования, настройку сайта).

Трудовой договор предполагает обязательные социальные взносы и налоги, а ГПХ даёт больше гибкости, но не подходит для постоянной занятости.

2. Подготовьте документы для оформления

Чтобы принять сотрудника официально, предпринимателю (ИП или ТОО) нужно подготовить следующие документы:

От работника:

• удостоверение личности (копия);
• свидетельство о присвоении ИИН;
• документ об образовании (если требуется);
• медицинская книжка (для торговли, общепита, медицины);
• заявление о приёме на работу.

От работодателя:

• свидетельство о регистрации ИП или ТОО;
• печать (при наличии);
• готовый трудовой договор и приказ о приёме.

Все данные вносятся в информационную систему учета трудовых договоров (https://enbek.kz).

3. Заключите трудовой договор

Трудовой договор – это главный документ, подтверждающий отношения между работодателем и работником. Его можно оформить в письменной форме или в электронном виде через портал enbek.kz.

В договоре обязательно указываются:

• ФИО сторон и их ИИН;
• наименование должности, функции и обязанности;
• условия оплаты труда;
• режим работы и отдыха;
• срок договора (бессрочный или временный);
• условия расторжения.

После подписания договора работодатель обязан издать приказ о приёме на работу, а сотрудник – расписаться в ознакомлении.

4. Зарегистрируйте сотрудника в государственных системах

Каждый работодатель в Казахстане должен зарегистрировать нанятого сотрудника в государственных органах:

1. ЕНПФ (Единый накопительный пенсионный фонд) – перечисляются пенсионные взносы (10% от дохода работника).
2. Государственный фонд социального страхования – 3,5% от зарплаты.
3. Фонд медицинского страхования (ОСМС) – 2% платит работодатель и 2% удерживается с зарплаты работника.
4. Социальные отчисления (ГФСС) – 3,5% от фонда оплаты труда.

Отчётность по всем этим отчислениям подаётся ежемесячно в налоговый комитет. Для автоматизации этих расчётов удобно использовать систему учёта, например AinurPOS, которая помогает контролировать фонд оплаты труда, налоги и выплаты сотрудникам.

5. Зарегистрируйте трудовой договор на портале enbek.kz

С 2021 года в Казахстане действует обязательная регистрация трудовых договоров в электронном формате. Это позволяет упростить проверки и защитить права работников.

Порядок действий:

1. Зарегистрируйтесь как работодатель на портале enbek.kz.
2. Создайте электронный договор и подпишите его ЭЦП.
3. Работник также подтверждает договор своей ЭЦП.
4. Данные автоматически передаются в систему Министерства труда и социальной защиты.

Без регистрации договор не считается официальным.

6. Оформите личное дело сотрудника

Каждый работник должен иметь личное дело, в которое входят:

• заявление о приёме на работу;
• копия трудового договора;
• копия удостоверения личности;
• приказ о приёме;
• анкета и автобиография;
• сведения о квалификации и стаже.

Хранение этих документов – обязанность работодателя. При проверках инспекция труда запрашивает именно личные дела сотрудников.

7. Настройте учёт заработной платы и налогов

После оформления работников нужно вести точный учёт рабочего времени, начислений и выплат.

• Заработная плата выплачивается не реже одного раза в месяц.
• Работодатель обязан удерживать и перечислять индивидуальный подоходный налог (10%).
• Все взносы и отчисления нужно уплачивать до 25 числа следующего месяца.

Чтобы упростить этот процесс, можно использовать AinurPOS – систему, которая автоматизирует расчёт зарплат, учёт смен, контроль отчислений и формирование отчётности. Это особенно удобно для розничных магазинов и точек обслуживания, где сотрудники работают посменно.

8. Соблюдайте трудовые гарантии

После оформления работодатель обязан соблюдать нормы Трудового кодекса:

• предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск (не менее 24 календарных дней);
• выплачивать компенсацию при увольнении;
• соблюдать режим рабочего времени и отдыха;
• обеспечивать безопасные условия труда.

За нарушения предусмотрены штрафы:

• от 60 до 200 МРП за неоформленных работников;
• до 500 МРП за нарушение сроков выплаты зарплаты.

9. Контролируйте движение кадров и увольнение

При увольнении работника необходимо оформить:

• заявление об увольнении;
• приказ о прекращении трудового договора;
• выплату расчёта и компенсаций;
• внесение записи в трудовой договор на enbek.kz.

Все изменения фиксируются в системе, чтобы исключить споры при проверках или обращениях в суд.

Оформление сотрудников – обязательная процедура для любого бизнеса в Казахстане, независимо от его размера. Правильное ведение кадрового учёта защищает работодателя от штрафов, а работников – от нарушений их прав.

Используя современные инструменты автоматизации, такие как AinurPOS, предприниматель может не только контролировать продажи и кассовые операции, но и вести полный кадровый учёт: фиксировать графики, начислять зарплату и формировать отчётность в соответствии с законодательством Казахстана.

Оформляйте сотрудников официально – и ваш бизнес будет развиваться законно, стабильно и с уверенностью в будущем.